Kokouskutsu lähetetään 5 päivää ennen kokousta, Kokous kutsut lähetetään kaikille hallituksen jäsenille. Lähetimme kutsut sähköpostitse johon lähetettiin koko kokous aineisto eli Esityslista jonka tein ohjaajani kanssa, talousarvio, syysraportti, toimintasuunnitelma 2017, tuloskeskustelut ja hallintokulut
Kokous pidettiin 4H toimistollamme, Pirtalassa Kirkkokatu14
Tein myös vuoden 2017 toimintasuunnitelman. 4H yhdistys saa suunnitelman valmiiksi johon merkataan vaan oman yhdistyksen nimi, kerhot jotka on toiminnassa ja mahdolliset isommat tapahtumat. Suunnitelma katsottiin läpi kokouksessa.
kokouksen alkaminen suunniteltiin klo 18.15 mutta puheenjohtaja tuli vasta 18.30 jälkeen. Kokousta ei voitu aloittaa aikaisemmin sillä hallituksesta on oltava puolet paikalla että kokous olisi päätösvaltainen.
Kävimme ohjaajani kanssa hakemassa kaupasta hieman purtavaa kokousta varten kahvia ja kahvileipää. Laittelin ootellessa ne nätisti esille.
Kun kokous päästiin aloittamaan ja esityslistan mukaan avattiin kokous ja käytiin läpi onko kokous laillinen ja päätösvaltainen, myös sen että hyväksytäänkö esityslista onko jollakin siihen lisättävää.
Minä toimin sihteerin oikeana kätenä jaoin kaikki esityslistat, talosarviot, syysraportit hallitukselle ja sain osallistua kokoukseen ja heittää omia mielipiteitä ja ajatuksia joka oli mielestäni mukavaa.
Keskeisin asia kokouksessa oli YTY-hanke joka on yhdistykselle todella iso asia.
Kokouksessamme kirjoitettiin pöytä kirja käsin jonka jälkeen se kirjoitettiin puhtaaksi tietokoneella.
Kokous päättyi 20.30.
Määritelmiä.
Kokous: jonkun tietyn ryhmän asioita täytyy päivittää ja pitää ajantasalla jossa päättäjinä ovat jäsenet. esim. opiskelijakunnan, 4H-yhdistyksen hallituksen kokous
Palaveri: On kokousta joustavampi ja vapaamuotoisempi. Lyhyt keskustelu tuokio jossa pyritään hyvään vuorovaikutukseen. Palaverissa ei tarvitse pyytää lupaa puhumiseen eikä välttämättä laatia muistiota.
Neuvottelu: Neuvottelussakaan ei ole samallaista kaavaa kuin kokouksessa neuvottelu on lyhyt muotoinen muutaman ihmisen välinen keskustelu hetki jossa pyritään pääsemään yhteisymmärrykseen.
Asiakastilaisuus: Yritykset järjestävät asiakastilausuuksia jossa keskustellaan tulevasta ja kerrotaan yrityksen tavotteitsta, asiakastilaisuuksissa yleensä tarjotaan purtavaa ja juotavaa. esim. Pankki pienellä paikkakunnalla voi pitää asiakastilaisuuden. Asiakastilaisuuksiin kutsutaan yrityksen tai firman asakkaita. Asiakastilaisuus tulee suunnitella todella hyvin ettei siitä tule pitkästyttävä ja tylsä.
Pöytäkirja. On virallisessa kokouksessa määrämuotoinen kuvaus kokouksessa käydyistä asioista ja päätöksistä.
Muistio: Jos kokousta varten ei ole tehty esityslistaa, silloin käytetään termiä muistio.
