Ammattialan yritystoiminnan arviointi o toimistopalvelualan työtehtävät, työpaikat ja missä voi olla töissä?
Toimistotehtäviin kuuluu mm. suunnittelua, tiedonhakua, asiakirjojen laatiminen, (asiakirjat voivat olla tarjouspyyntöjä tai pöytäkirjoja) valvontaa ja seurantaa liittyen organisaation johtamiseen. toimistotyössä myös hankitaan, muokataan, käsitellään, rekisteröidään, säilytetään ja välitetään tietoa fyysisesti, sähköisesti ja kirjallisesti.
Organisaatio/ työskennellä voi mm. yritys, valtion virasto, laitos, järjestö tai yhdistys.
esim Kela, TE-toimisto, vakuutusyhtiöt, oppilaitoksissa, seurakunnat, poliisilaitoksella, maamittaushallituksella, aluehallintovirastolla, yksityiset lääkäriasemat, nuorisopalvelut, kirjastot, kiinteistövälitys firmat ja sairaalat.
o toimistopalvelualan osaamisvaatimukset?
Nykyään vaaditaan moniosaajia, eli markkinointiosaamista yhteistyö- ja neuvottelutaitoja. Sopeutumista ja joustavuutta työpaikalla. Halu oppia uutta ja hyväksyy muutoksia.
Halu kouluttautua ja uudistua.
o alan kehitystrendi?
digitalisaatio, sähköinen arkistointia. Asiakirjat ovat sähköisesti eli Tarjouspyynnöt, kokouksien pöytäkirjat, ajanvaraukset, kokoukset etäyhteydellä. o toimistopalvelualan yritystoiminnan muodot
assistentinpalvelut
Yrityksellä ei välttämättä ole enää palkkasuhteessa toimistohenkilöstöä.
Ostetaan ostopalveluna yritykselle.
- Toimistosihteeri
-https://www.avitas.fi/toimistopalvelut-ja-taloushallinto/
Laskutus ja laskujen maksaminen
Osto- ja / tai myyntireskontran hoito
Kuittien ja muiden tositteiden järjestely kirjanpitäjää varten ja muut kirjanpidon avustavat työt
Kahvinkeitto, kopiointi, arkiston järjestely ja monet muut yrityksen pikkuhommat
Tilastojen ja raporttien laatiminen
Tiedonhaku ja erilaiset analyysit
Asiakas- ja tuoterekisterien ylläpito
Puhtaaksikirjoitus ja sanelujen purkaminen
Tietokantojen ylläpito ja tietojen syöttäminen
Asiakaspalvelu puhelimitse, sähköpostilla ja paikan päällä sekä asiakaskyselyihin tai tarjouspyyntöihin vastaaminen
Liikekirjeet ja sähköpostit suomeksi tai englanniksi
Matkajärjestelyt, lippujen ja hotellien varaus, hintavertailu ja tarjouspyynnöt
Kokousjärjestelyt ja kokoussihteerinä toimiminen
Toimistosihteerin sijaisena toimiminen
Avustaminen kiireisinä kausina. Myös messuilla yms. tapahtumissa auttaminen ja asiakaspalvelu.
o selvittää ja arvoi toimistopalveluiden osaamisensa tuotteistamismahdollisuuksia -Tuotteistamismahdollisuus
Vientimarkkinointia venäläisiä asiakkaita suomailaisille yrityksille potentiaalisia asiakkaita ja asiakassuhteita.
Esim Tahkolla olisin töissä
Venäjän kielisten asikirjojen kääntämistä, Olisin tukena viisumien, ja muiden käytännön asioiden tulkkina ja tukena Työhön kuuluisi matkajärjestelyt, asiakaspalvelu puhelimitse, Kaikkien ongelmien ratkomista.
o asetaa yrittäjyysosaamiselleen kehittämistavoitteita - suorittaa syventäviä yrittäjyysopintoja.
- viestintätaitoja kehittää.
- kielitaidon kehittämistä
- vientiasiakirjojen laatimisen opiskelua.
-7,7 mainostjaa muistettiin keskimäärin viikolla 43, aikaisempina tutkimusvuosina on muistettu 6-9, eli muistaminen on kääntynyt huomattavasti laskuun.
- Kanava muistaminen on suorastaan romahtanut, aijempina vuosina on ollut n. 1kpl ja nyt se on noin 0,6.
-Mistäs tämä romahtaminen johtuu? se johtuu siitä, että nykyään on digilehdet ja somekanavat joita käytetään hyväkseen mainostamiseen.
-Markkinointiviestintä on vähentynyt, varsinkin mediamainonta ja jonkun verran suoramarkkinointikin.
-Toisiks muistetuin on sähköposti, neljäntenä on sanomalehti ja telkkari. Telkkari ja sanomalehti on samoissa lukemissa, vähiten muistetaan digitaaliaikakauslehden mainontaa.
Äänestyksessä telkkari on kärjessä, toisena on painettu sanomalehti, kolmantena on some eli sosiaalinen media, neljäntenä on osotteeton suoramainos.
Radio on äänestyksessä ihan viimesenä.
Osoteeton suoramainostaminen on nousussa, jos katsotaan vuotta 2008. Sillon se oli ykkösenä 2016 laskelmien mukaan muistetuin kanava.
PAinetun sanomalehden mainonan kehityssuunta on alaspäin, 2010 asti se oli vahvin mainostus kanava.
2016 tehokkain kanava on "osoitteeton suora"
Kuluttajien mukaan mainonta tv:ssä on jäänyt parhaiten mieleen, toisena on sanomalehdet ja kolmantena soisaalinen media (some)
Osoitteemattomat mainosjakelut ja painettu sanomalehti ovat aktivoineet eniten 35 täyttäneitä.
- Sosiaalinen media-ja sähköposti mainokset, niistä ovat eniten kiinnostuneet 18-34 vuotiaat.
- Nuorille paperillinen mainonta ei ole välttämättä se paikka missä he liikkuvat, vaan enemmän heihin saattaa törmätä digimaailmasta Nuorille
- Naiset muistavat useampia mainostajia, kuin miehet
- Muistetuimmat kanavat 2016 on:
1. K-market
2. Lidl
3. K-citymarket
4. Tokmanni
- Päivittäistavarakaupan ja muunkin vähittäismyynti mainonta on erittäin vahvasti esillä
- Sitten on erilaisia operaattoreita, kuten Dna, elisa ja sonera
- Tuotemainostajista valio on sijalla 23 listasta.
- Muistetuimmat mainostajat on ollut 2016
1. Lidl
2. K- market
3. Tokmanni
- Ylipäänsä muistaminen on vähittäiskauppa painotteista.
- Parhaiten muistetut mainostajat käyttävät suoramarkkinointia osana mediamixiä.
- Monikanavainen markkinointistragedia on tutkimusten valossa vaikuttavinta.
Arkistointi o asiakirjahallinnan järjestelmät erilaisissa organisaatioissa
Kiuruveden kaupungintalolla asiakirjajärjestelmä on Rondo.
Rondo ostolaskujen kierrätys ohjelma.
Tietoa rondosta Kaikki kunnan laskut käsitellään Rondo -järjestelmässä.
Toimistosihteeri skannaa laskut järjestelmään ja asiatarkastaa ne omalta
osaltaan. Lasku käy myös hallintopäälliköllä tai tiedekuntasihteerillä.
Lopulta se menee hyväksyjälle/hyväksyjille, eli kunnan johtajalle TAI jollekkin muulle riippuen laskun osaalueesta. Johtajan tehtävänä on hyväksyä lasku
kahdella sähköisellä allekirjoituksella ja reitittää se maksajalle.
Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta
millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä.
Arkisto voidaan kytkeä muihin järjestelmiin, jolloin arkistoituja
asiakirjoja voidaan etsiä suoraan niistä ilman tarvetta kirjautua
Rondoon.
Rondo Arkisto täyttää mm. Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja se
soveltuu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen.
o asiakirjojen järjestäminen, fyysieen ja digitaaliseen arkistoon
Toimenpiteet asiakirjojen/ Tietojen asiakirjasyntyprosessi tehtäväsuoritusjärjestykessä
Tässä järjestyksessä järjestellään asiakirjat.
Toiminnan ohjaus = lait, asetukset, yleisöohjeet, johtosäännöt, jne. Asian vireletulo/-pano= Kirje, anomus, hakemus ehdotus, lausunto jne.
Asian valmistelu = Lausunnot, selvitykset *Neuvottelut = Muistiot, luonnokset *Kuulemiset = Vastineet, Muistutukset *Katselmukset = Raportit, esitykset *Päätöksenteon valmistelu = esituslistat ja ohjeisaineistot Asian käsittely ja päätöksenteko = päätöspöytäkirjat liitteineen
VAlvonta, seuranta ja takasinperintä = Tarkastuskertomukset, raporttioikaisvaatimukset ja kantelut.
Muutoksenhaku ja jatkovalitus = vastineet, päätökset, oikeudenkäyntiasiakirjat ja valitusviranomaisten päätökset.
Pakkokeinot ja rangaistukset = virkaapupyynnöt, selvitykset, päätökset ja toimenpide ehdotukset
o asiakirjojen arkistointi fyysisesti ja digitaalisesti, jonnekin järjestelmään.
Digitaalisesti skannataaan ja arkistoidaan rondoon ellei tietysti ole tullut sähköisesti jolloin tarvittaessa asiakairja tulostetaan esim. EU n lähettämiä asiakirjoja ei koskaan jätetä vaan randoon vaan ne on tulostettava ja säilytettävä.
fyysisesti
Tulee olla aakkosjärjestyksessä ja asiajärjestyksessä.
Kansioissa on merkitty aakkosjärjstyksessä ja asiajäjestyksessä mitä se sisältää.
o mitä arkistoidaan
Kaikki mahdolliset tositteet mitä kuntalaiset ja yritykset maksavat.
-Pankkitositteet
-Arvopaperit
-Palkkatositeet
-ostoreskontra
-maksureskontra suoritukset
-muistiot
- tk:n lääke/ Terveyskeskuksen lääkkeet
-kn. varasto/ Kaupungin varasto
-siivousvar
-ostolaskut
-perusturva
-koulutsto
-teknisenpuoli
-kirjoitusluettelo yleispalvelun
-perusturva
-opetus
-vesilaitos
o miten arkistoitava materiaali merkitään
digitaalisesti Rondo ohjelma merkitsee itsestään
Kuntatoimisto: diarointi numerolla tai nimellä
fysisesti: aakkostetaan ja asiajärjestyksessä (päivämäärät ja vuosiluvut mapeissa)
o arkistoitavan materiaalin säilytysajat ja arkistointimuodostussuunnitel ARKISTOINTIMUODOSTUSSUUNITELMA
*Organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto.
*Sisätää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot ja niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät.
*on osa organisaation asiakirjahllinnon käsikirjaa.
alkusaldot = keskusarkisto 13 vuotta
talousarvio =
13 vuotta keskusarkisto
lisätalousarvio =
13vuotta keskusarkisto
kassatositteet=
13 vuotta keskusarkisto
käyttöomaisuusmuistiot =keskusarkisto 13 vuotta
käyttöomaisuustositteet
13 vuotta keskusarkisto
muistiotositteet, Rondo
muistiotos, sisäinen, Rondo
muistio, sisäinen keskusarkisto 13 vuotta
muistiotositteet
keskusarkisto 13 vuotta
ostoreskontramaksut
keskusarkisto 13 vuotta
ostolaskut 13 v rondo
palkkatositteet 13v rondo
pankkien tiliotteet 13 vuotta
sijoitukset
13 vuotta
sisäiset laskut, ProE
keskusarkito 13v
o varmuuskopiointi Nuorisotalo:
Sähköisistä asikirjoista tulee automaattisesti varmuuskopio (joko poistat tai tallennat koneelle)
Varmuuskopioita ei arkistoida.
esim. Jos Arkistosta haetaan asikirjoja niistä otetaan varmuuskopiot.
o hävittäminen huomioiden kestävä kehitys.
Tarpeettoman arkiston hävittäminen voi joko työpisteessä tai keskusarkistossa. Hävittäminen suoritetaan vasta silloin kun arkistolle määrätty säilyttämis aika on umpeutunut, niin ettei asiakirjat joudu ulkopuolisenkäsiin eli hävitetään silppurilla tai heitetään lukittuihin keräsy "pönttöihin"
o sähköisen arkiston käyttö ja käytön opastus
Rondomerkinnät:
Rondo tekee automaattisesti tositenumerot ostolaskuihin, arkistoon
siirrosta tulee merkintä " Asiakirja siirretty arkistoon: 15.3.2013
02:30:20.090" sekä laskun perustiedot näkyy siitä. Sekä
MAKSUPÄIVÄPALAUTE tulee myös rondosta " CaseID:
o asiakirjahallinnan järjestelmien käyttö
Kuntatoimisto
Kuntatoimistossa on erillaisia asiakirja pohjia esim. henkilöasiat, avustukset ja hankinnat.
Valitaan ensin pohja millä tedään, Pohjaan syötetään tiedot ja tehdään virallinen päätös.
esim. Myönnetään Mll 500€ siitä tehdään viranhaltianpäätös joka sisältää myös valitusoikeuden (valitusoikeus on 14 vuorokautta) Laitetaan kirjeenä asianosaisille (jos 3 hakee kaikkille menee kire) Sivistysjohtalle ja sivistyslautakunnalle tiedoksi. Päätökset ovat aina julkisia. Sivistyslautakunnalla on nuorisosihteerin päätöksiin ottooikeus (Voivat olla erimieltä ja hylätä päätös jolloin sihteeri tekee uuden päätöksen)
Isot hankinnat tehdään Kuntatoimiston kautta, kaikki jotka yli 5000€ (hankintarajat muuttuvat vuosittain)
Jos työsuhteeseen otetaan uusi työntekijä vuodeksi yhtäjaksoisesti tehdään viranhaltiapäätös kuntatoimiston
o asiakirjojen haku järjestelmästä
Kuntatoimistosta
Laitetaan diarin numero (diarin numero on juokseva numero)
Nimellä esim. Kohdeavustukset
Päätökset ovat julkisia jos ne ei koske henkilötietoja. Rondosta
Maksupäivä päivitys tehty: 22.03.2013 02:31:21
Asiakirjan etsiminen rondosta:
- toimittajan nimen mukaan
- laskun numeron mukaan.
- päivämäärän mukaan
- henkilön nimellä
- selitteellä
-tiliöinnin mukaan
-tositenumeron mukaan
o postin vastaanottaminen, avaaminen, diariointi
Kirjekuori aukaistaan se henkilö jolle posti on osoitettu, jos ei ole henkilön nimeä postin voi aukaista kuka tahansa HENKILÖSTÖSTÄ. (Virallinen posti eli esim. valtionavustukset, avustshakemukset niihin laitetaan saapumismerkintä päivämääärä kellonaika ja vastaanottaja (allekirjoitus) Niistä tetaan kopiot jotka menevät kaupungintalolle diarioitavaksi.
Diarointi: Laitetaan virallinen leima ja laitetaan diariointi järjestelmään.
Miten merkataan : esim Etsivä nuorisotyö, päivämäärä ja summat siten löydät nopeasti diaroisun asiakirjan
Asiakirjat viedään tiedoksi kaupunginjohtajalle ja kamreerille
o kirjeen lähettäminen, osoitteet, osoitetarrat, frankeeraus
Kirjeeseen laitetaan osoite, tai käytetään osoitetarroja (oikeeseen reunaan "keskelle")
Nuorisotalolta löytyy lähtevät ja saapuvat postilaatikot. Kirjeeseen tulee merkitä onko se 1 vai 2 postia sekä numerokoodi joka on 28 (tarkoittaa että kun lähettäjä hakee postit hän tietää kenen postit on ja osaa laskuttaa sen perusteella oikeaa tahoa.
Frankeeraus: Nuorisotalolla ei tehdä frankeerausta vaan se tehdään kaupungintalolla (lähetin huoneessa) joko laitetaan vain postimerkit tai leimat.
Asiahallinta
tarkoittaa organisaation toimtaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko "elinkaaren" ajan. Tavoitteet:
Pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksen tekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa.
Asianhallinta tukee kunnan riskienhallinta ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla salassapidettävien tietojen, asianmuiksen suojaamisen ja huolehtimalla tietojen eheydestä ja laadusta.
Asiahallinta ja arkistopalvelut
Vastuu arkistotoimen järjestämisestä, organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista on kaupunginhallituksella. Kaupunginhallitus valvoo arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoa kunnassa. Koska vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu luottamuselimelle, edellyttää käytännön johtovastuu viranhaltijaa, jolla on koulutus arkistotoimen hoitamiseen, työkokemusta ja riittävä toimivalta.
arkistointiin liittyvät lait:
- Arkistolaki
-arkistotoimi ja sen järjestäminen= arkistoon kuuluvat asikairjat jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle (toimistosihteerit ja arkistosihteerit)
-Salassapito velvollisuus
-säilytysajat (säilytysajat ovat tärkeitä ettei poisteta väärää tietoa)
-Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa
tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.
-Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee
hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on
varmistettu.
Arkistosihteerillä on kirjaamisvelvollisuus Täytyy ottaa ylös mitä asiakirjaa on kopioitu tai haettu. Asiakirjoja voi lainata vain toiselle viranomaiselle, jotta se olisi valvottua ja turvallista.
Lemmikkikauppa halusin että kauppa on pieni ja kotoisa, paljon maanläheisiä värejä ja valoisa.
Lemmikeille (koirille) oma tila
Myymälän suunnittelussa ajattelin aina millaiseen myymälään tulisin uudestaan ja uudestaan, haluaisin panostaa eniten asiakaspalveluun ja siihen että asiakkaat oikeesti viihtyisivät ja tulisivat ilman oikeeta syytä ihan vaan juttelemaan ja samalla tutustumaan tuotteisiin.
Kassaa ei ollut joten se pitäsi lisätä pöydälle.
Keittiö/toimisto ja vessa tilat henkilökunnalle on kuvassa vasemmalla yläreinassa
¨"keskellä" on varasto tilat jätin tilaa pahvilaatikoille.
Ja reunassa on koirille tila jossa olla.
Asiakaskierto on ihan vaan ovesta heti vasemmalle ja siitä looginen "kiekka" kassalle
Mielestäni tämä on just hyvä ja yllätyin postitiivisesti siitä kuin mukava oli tehdä oman näköinen myymälä.
Olimme Stiletossa Heidin ja Miran kanssa saimme vapaat käet toteuttaaa meidän suunnitelman. meille näytettiin laatikot joissa on uudet vaatteet ja niistä valittiin vaatteet nukeille.
1) Tyhjennettiin näyteikkuna nukeista.
2) otettiin vaatteet pois ja kasattiin ne muovipussiin käskystä.
3) Puettiin uudet nuket ja laitettiin uuusia laukkuja.
UUTTA
UUTTA
TYHJILLÄÄN
VANHA NÄYTEIKKUNA
Hommat sujui todella nopeasti meillä toimi yhteistyö ja oltiin nohevia ja saatiin äkkiä hommat loppuun.
Tässä kuvia välivaiheesta. 1. Nuket pois näyteikkunasta 2. Vaatteet paikoilleen. 3. näyteikkunoitten pesu sisältä. 4. Kuorma tuli aamulla ja vaattet piti valita jonka jälkeen silittää vaatteet huolellisesti.
Tässä muutama kuva valmiista ikkunoista. Ikkunoihin tuli eniten naisten vaatteita ja yksi nuoren pojan nukke. Ikkunaan tuli paljon keväisiä värejä, ja kesäisiä mekkoja ja uusia laukkuja.
