ARKISTOINTI

Arkistointi
o asiakirjahallinnan järjestelmät erilaisissa organisaatioissa
Kiuruveden kaupungintalolla asiakirjajärjestelmä on Rondo.
Rondo ostolaskujen kierrätys ohjelma.

Tietoa rondosta 
 Kaikki kunnan laskut käsitellään Rondo -järjestelmässä. Toimistosihteeri skannaa laskut järjestelmään ja asiatarkastaa ne omalta osaltaan. Lasku käy myös hallintopäälliköllä tai tiedekuntasihteerillä. Lopulta se menee hyväksyjälle/hyväksyjille, eli kunnan johtajalle TAI jollekkin muulle riippuen laskun osaalueesta. Johtajan tehtävänä on hyväksyä lasku kahdella sähköisellä allekirjoituksella ja reitittää se maksajalle.
Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä.
Arkisto voidaan kytkeä muihin järjestelmiin, jolloin arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä suoraan niistä ilman tarvetta kirjautua Rondoon.
Rondo Arkisto täyttää mm. Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja se soveltuu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen.

o asiakirjojen järjestäminen, fyysieen ja digitaaliseen arkistoon
Toimenpiteet asiakirjojen/ Tietojen asiakirjasyntyprosessi tehtäväsuoritusjärjestykessä
Tässä järjestyksessä järjestellään asiakirjat.

Toiminnan ohjaus = lait, asetukset, yleisöohjeet, johtosäännöt, jne.

Asian vireletulo/-pano= Kirje, anomus, hakemus ehdotus, lausunto jne.

Asian valmistelu = Lausunnot, selvitykset
*Neuvottelut = Muistiot, luonnokset
*Kuulemiset = Vastineet, Muistutukset
*Katselmukset = Raportit, esitykset
*Päätöksenteon valmistelu = esituslistat ja ohjeisaineistot

Asian käsittely ja päätöksenteko = päätöspöytäkirjat liitteineen

Täytäntöönpano= Luvat, Kiellot, korvaukset, laskut, tiedotteet, sopimukset.

VAlvonta, seuranta ja takasinperintä = Tarkastuskertomukset, raporttioikaisvaatimukset ja kantelut.

Muutoksenhaku ja jatkovalitus  = vastineet, päätökset, oikeudenkäyntiasiakirjat ja valitusviranomaisten päätökset.

Pakkokeinot ja rangaistukset = virkaapupyynnöt, selvitykset, päätökset ja toimenpide ehdotukset

o asiakirjojen arkistointi fyysisesti ja digitaalisesti, jonnekin järjestelmään.
Digitaalisesti skannataaan ja arkistoidaan rondoon ellei tietysti ole tullut sähköisesti jolloin tarvittaessa asiakairja tulostetaan esim. EU n lähettämiä asiakirjoja ei koskaan jätetä vaan randoon vaan ne on tulostettava ja säilytettävä.

fyysisesti 
Tulee olla aakkosjärjestyksessä ja asiajärjestyksessä.
Kansioissa on merkitty aakkosjärjstyksessä ja asiajäjestyksessä mitä se sisältää.



o mitä arkistoidaan
Kaikki mahdolliset tositteet mitä kuntalaiset ja yritykset maksavat.
-Pankkitositteet
-Arvopaperit
-Palkkatositeet
-ostoreskontra
-maksureskontra suoritukset
-muistiot
- tk:n lääke/ Terveyskeskuksen lääkkeet
-kn. varasto/ Kaupungin varasto
-siivousvar
-ostolaskut
-perusturva
-koulutsto
-teknisenpuoli
-kirjoitusluettelo yleispalvelun
-perusturva
-opetus
-vesilaitos


o miten arkistoitava materiaali merkitään
digitaalisesti Rondo ohjelma merkitsee itsestään
Kuntatoimisto: diarointi numerolla tai nimellä 
fysisesti: aakkostetaan ja asiajärjestyksessä (päivämäärät ja vuosiluvut mapeissa)


o arkistoitavan materiaalin säilytysajat ja arkistointimuodostussuunnitel
ARKISTOINTIMUODOSTUSSUUNITELMA
*Organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto.
*Sisätää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot ja niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät.
*on osa organisaation asiakirjahllinnon käsikirjaa.

alkusaldot = keskusarkisto 13 vuotta

talousarvio = 13 vuotta keskusarkisto

lisätalousarvio = 13vuotta keskusarkisto

kassatositteet= 13 vuotta keskusarkisto

käyttöomaisuusmuistiot =keskusarkisto 13 vuotta

käyttöomaisuustositteet 13 vuotta keskusarkisto

muistiotositteet, Rondo

muistiotos, sisäinen, Rondo

muistio, sisäinen keskusarkisto 13 vuotta

muistiotositteet keskusarkisto 13 vuotta

ostoreskontramaksut keskusarkisto 13 vuotta

ostolaskut 13 v rondo

palkkatositteet 13v rondo

pankkien tiliotteet 13 vuotta

sijoitukset 13 vuotta

sisäiset laskut, ProE

keskusarkito 13v


o varmuuskopiointi
Nuorisotalo:
Sähköisistä asikirjoista tulee automaattisesti varmuuskopio (joko poistat tai tallennat koneelle)
Varmuuskopioita ei arkistoida.
esim. Jos Arkistosta haetaan asikirjoja niistä otetaan varmuuskopiot.

o hävittäminen huomioiden kestävä kehitys.

Tarpeettoman arkiston hävittäminen voi joko työpisteessä tai keskusarkistossa. Hävittäminen suoritetaan vasta silloin kun arkistolle määrätty säilyttämis aika on umpeutunut, niin ettei asiakirjat joudu ulkopuolisenkäsiin eli hävitetään silppurilla tai heitetään lukittuihin keräsy "pönttöihin"


o sähköisen arkiston käyttö ja käytön opastus
 Rondomerkinnät:
Rondo tekee automaattisesti tositenumerot ostolaskuihin, arkistoon siirrosta tulee merkintä " Asiakirja siirretty arkistoon: 15.3.2013 02:30:20.090"  sekä laskun perustiedot näkyy siitä. Sekä MAKSUPÄIVÄPALAUTE tulee myös rondosta " CaseID:

o asiakirjahallinnan järjestelmien käyttö 
Kuntatoimisto
Kuntatoimistossa on erillaisia asiakirja pohjia esim. henkilöasiat, avustukset ja hankinnat.
Valitaan ensin pohja millä tedään, Pohjaan syötetään tiedot ja tehdään virallinen päätös.
esim. Myönnetään Mll 500€ siitä tehdään viranhaltianpäätös joka sisältää myös valitusoikeuden (valitusoikeus on 14 vuorokautta) Laitetaan kirjeenä asianosaisille (jos 3 hakee kaikkille menee kire) Sivistysjohtalle ja sivistyslautakunnalle tiedoksi. Päätökset ovat aina julkisia. Sivistyslautakunnalla on nuorisosihteerin päätöksiin ottooikeus (Voivat olla erimieltä ja hylätä päätös jolloin sihteeri tekee uuden päätöksen)

Isot hankinnat tehdään Kuntatoimiston kautta, kaikki jotka yli 5000€ (hankintarajat muuttuvat vuosittain)

Jos työsuhteeseen otetaan uusi työntekijä vuodeksi yhtäjaksoisesti tehdään viranhaltiapäätös kuntatoimiston


o asiakirjojen haku järjestelmästä

Kuntatoimistosta
Laitetaan diarin numero (diarin numero on juokseva numero)
Nimellä esim. Kohdeavustukset
Päätökset ovat julkisia jos ne ei koske henkilötietoja.

Rondosta
 Maksupäivä päivitys tehty: 22.03.2013 02:31:21
Asiakirjan etsiminen rondosta:

- toimittajan nimen mukaan
-  laskun numeron mukaan.
- päivämäärän mukaan
- henkilön nimellä
- selitteellä
-tiliöinnin mukaan
-tositenumeron mukaan





o postin vastaanottaminen, avaaminen, diariointi
Kirjekuori aukaistaan se henkilö jolle posti on osoitettu, jos ei ole henkilön nimeä postin voi aukaista kuka tahansa HENKILÖSTÖSTÄ. (Virallinen posti eli esim. valtionavustukset, avustshakemukset niihin laitetaan saapumismerkintä päivämääärä kellonaika ja vastaanottaja (allekirjoitus) Niistä tetaan kopiot jotka menevät kaupungintalolle diarioitavaksi.
Diarointi: Laitetaan virallinen leima ja laitetaan diariointi järjestelmään.
Miten merkataan : esim Etsivä nuorisotyö, päivämäärä ja summat siten löydät nopeasti diaroisun asiakirjan
Asiakirjat viedään tiedoksi kaupunginjohtajalle ja kamreerille


o kirjeen lähettäminen, osoitteet, osoitetarrat, frankeeraus
Kirjeeseen laitetaan osoite, tai käytetään osoitetarroja (oikeeseen reunaan "keskelle")
Nuorisotalolta löytyy lähtevät ja saapuvat postilaatikot.  Kirjeeseen tulee merkitä onko se 1 vai 2 postia sekä numerokoodi joka on 28 (tarkoittaa että kun lähettäjä hakee postit hän tietää kenen postit on ja osaa laskuttaa sen perusteella oikeaa tahoa.
Frankeeraus: Nuorisotalolla ei tehdä frankeerausta vaan se tehdään kaupungintalolla (lähetin huoneessa) joko laitetaan vain postimerkit tai leimat.

Asiahallinta
tarkoittaa organisaation toimtaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko "elinkaaren" ajan.
Tavoitteet:
Pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksen tekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa.

Asianhallinta tukee kunnan riskienhallinta ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla salassapidettävien tietojen, asianmuiksen suojaamisen ja huolehtimalla tietojen eheydestä ja laadusta.

Asiahallinta ja arkistopalvelut Vastuu arkistotoimen järjestämisestä, organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista on kaupunginhallituksella. Kaupunginhallitus valvoo arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoa kunnassa. Koska vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu luottamuselimelle, edellyttää käytännön johtovastuu viranhaltijaa, jolla on koulutus arkistotoimen hoitamiseen, työkokemusta ja riittävä toimivalta. 

 arkistointiin liittyvät lait: 
- Arkistolaki

-arkistotoimi ja sen järjestäminen= arkistoon kuuluvat asikairjat jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle (toimistosihteerit ja arkistosihteerit)

-Salassapito velvollisuus

-säilytysajat (säilytysajat ovat tärkeitä ettei poisteta väärää tietoa)

-Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. 

-Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. 

Arkistosihteerillä on kirjaamisvelvollisuus Täytyy ottaa ylös mitä asiakirjaa on kopioitu tai haettu. Asiakirjoja voi lainata vain toiselle viranomaiselle, jotta se olisi valvottua ja turvallista.