M: Hej! Kan jag berätta dig om den här sockor?
A: Hej! Ja, du kan.
M: Om du eller någon from din familj har diabetes, denna är planerad för dig!
A: Bra! Min man har diabetes. Berätta mer om den!
M: Denna är kända finska sockorna! På sommar den är kall och på vintern den är varm! Denna är inte strikt. Du får inte nötningar
A: Varifrån kan jag köpa den? Hur mycket kostar den?
M: Här! Den kostar 12.90€
A: Tack för dig om intressant information!
M: Var så god! Och tack dig själv.
tiistai 24. lokakuuta 2017
Diabetes sukat (englanti)
2. Odorless: Neutralizes the smell causing ammonium and profein.
3. Totally natural: non-poisonous
4. transfers heat: cool at summer and warm at winter.
5. Anti-static: removes feelings of electricity, no electric shock.
6. Non-bacterial and dry foots, for example for diabetes-patients.
7. prevents swelling
M= Myyjä
M= Hello! Can I tell you about these socks?
A= Hello! Yes you can.
M= If you or someone in your family has a diabetes, these are planned just for YOU!
A= Great! My husband has diabetes! tell more!
M= These are famous finnish socks! At summer these are cool and at winter warm, these are not tight. You don't get abrasions.
A= Where I can buy these?! And how much these costs?
M= Here! it costs 12.90€
A= Thank you so much for interesting information!
M= you are welcome and thanks for you too.
maanantai 29. toukokuuta 2017
Vaatekauppa Hannu
16.5.2017
Näyteikkuna projekti
Olin vaatekauppa hannussa sain vapaat kädet suunnittelussa, apua sain heti tarvittaessa ja kun kysyin. Tulin myymälään klo 8.30 myymälä aukesi klo 9.00.
Suunnittelusta oli hyötyä, ettei mennyt aikaa enää vaatteitten etsimiseen ja suunnitteluun.
Haastavinta oli kravaatin solmiminen siinä meni tovi kun harjoittelin, lopulta pyysin apua.
Juhla aika joten uudet mekot tuli laittaa esille. Esille pano sujui nopeasti ja hyvin. Haastavaa oli myös tekstaaminen joka ei kovin hyvin sujunut. Yrittäjän mielestä homma sujui hyvin ja hän oli tyytyväien lopputulokseen. Aikaa meni noin 4 tuntia.
perjantai 12. toukokuuta 2017
Tilasto
Tein tilaston etsivä nuorisotyön asiakkaista, kuinka moni heistä on miehiä ja kuinka moni naisia.
Tilastossa vertailin kaksi kokonaista vuotta ja tämän vuoden asiakasmäärää.
Tilaston mukaan vuosi 2015 on ollut kaikista kiireisin ja asiakkaita on riittänyt. Vuosi 2015 on ollut etsivien työuran aikana asiakasmäärältään kiireisin vuosi.
Henkilötietorekisteri Etsivä nuorisotyö.
 |
| Etvivä nuorisotyö käyttää PAR ent henkilötietorekisteri järjestelmää |
PAR ent tarkoittaa "parhaat etsivä nuorisotyön raportit"
PAR ent on Excel-pohjainen ohjelmoitu järjestelmä, joka laskee tilastotietoa automaattisesti halutulta ajanjaksolta.
Ohjelmaan kirjataan henkilötietoja lomakemuotoisesti. Asiakas tiedot ovat helposti haettavissa, muutettavissa ja kontroloitavissa. Asiakastiedot ovat suojattu salasanoilla.
Järjestelmän avulla Etsivät saavat nopeasti tarvittavat vuosittaiset tilastotiedot. Tilastot menevä rahottajille eli käytännössä siellä tutkitaan onko etvivä nuorisotyö kannattava vai ei.
PAR ent on Excel-pohjainen ohjelmoitu järjestelmä, joka laskee tilastotietoa automaattisesti halutulta ajanjaksolta.
Ohjelmaan kirjataan henkilötietoja lomakemuotoisesti. Asiakas tiedot ovat helposti haettavissa, muutettavissa ja kontroloitavissa. Asiakastiedot ovat suojattu salasanoilla.
Järjestelmän avulla Etsivät saavat nopeasti tarvittavat vuosittaiset tilastotiedot. Tilastot menevä rahottajille eli käytännössä siellä tutkitaan onko etvivä nuorisotyö kannattava vai ei.
Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Tästä velvollisuudesta voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä valtion turvallisuuden, puolustuksen tai yleisen järjestyksen ja turvallisuuden vuoksi, rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi taikka verotukseen tai julkiseen talouteen liittyvän valvontatehtävän vuoksi.
Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien tilastotietojen keräämisessä.
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella
Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
*rekisteröidyn perustiedot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta
*asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus- ja lopetustiedot.
*seurantatiedot vuoden ja kahden vuoden kuluttua asiakkaan suostumuksella
*mahdollisesti muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.
Tietojen luovutus
Rekisterinpitäjänä (Organisaatio) voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita eri palvelimilla tai laitteistoilla, tietoja käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja ei siirretä Suomen, Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Olin perjantain 12.5.2017 Kiuruveden etsivä nuorisotyöntekijöiden kanssa.
Etsivät tyhjensivät edellisen vuoden PAR ent ohjelman, (uudistuu vuosittain) jotta saisin tutustua ohjelmaan ja syöttää omat tietoni.
Ensin luin ohjeet kuinka järjestelmää käytetään (ohjeet lähetetään aina kun ohjelma uusiutuu)
Sitten rupesin luomaan omaa henkilötietoa.
Tärkeimmät/pakolliset tiedot olivat merkitty violettiksi.
torstai 11. toukokuuta 2017
Kiuruveden Julius järjestelmä
Kullakin käyttäjätasolla on omat käyttöoikeutensa, jotka oikeuttavat
tiettyjen perusasetusten määrittelyyn. Perusasetuksissa järjestelmään
määritellään perustiedot kuten yhteyshenkilöt, yhteystiedot ja
käyttäjätunnukset ja salasanat sekä kalentereiden ja varaamisen
liittyvät asetukset.
Kiuruvedellä on monipuolisesti käytettävissä tiloja. hakusanalla "Kiuruveden julius järjestelmä" saa lisätietoa tiloista.
Julius Järjestelmään tulee kirjautua käyttäjä tunnuksella sekä salasanalla
1. Esin valitaan tila jonne tehdään varaus
2. valitaan kellon aika
3. Kuka käyttää ja mihin tarkoitukseen
4. hyväksytään varaus
5. varaus näkyy heti "tuntilistassa"
Kiuruvedellä on monipuolisesti käytettävissä tiloja. hakusanalla "Kiuruveden julius järjestelmä" saa lisätietoa tiloista.
Julius Järjestelmään tulee kirjautua käyttäjä tunnuksella sekä salasanalla
1. Esin valitaan tila jonne tehdään varaus
2. valitaan kellon aika
3. Kuka käyttää ja mihin tarkoitukseen
4. hyväksytään varaus
5. varaus näkyy heti "tuntilistassa"
keskiviikko 10. toukokuuta 2017
Visuaalisen myyntityön projekti suunnitteluvaihe (Hannu)
Juttelimme myyjän kanssa mitä hän toivoo ja mikä olisi ajankohtaista, Ehdotin hänelle olisiko juhla vaate sesonkia jos löytyy ylioppilaslakkeja se olisi plussaa. Lakit löyty ja sain koottua suht nopeasti 6 nuken näyteikkunan.
Näyteikkunaan tulee 2 ylioppilasta tyttö ja poika.
Tytölle tulee vaalea mekko jossa on vähän "muhkeampi" helma (Kuva mekosta)
Pojalle tulee puku koko musta kauluspaita on joko vaaleansininen tai vaaleanpunainen + kravaatti.
 |
| Olen huomannut että minn on helppo sommitella ja keksiä uutta siten että keksin näyteikkunalle teeman ja jokaiselle nukelle oman roolin (jos on mahdollista) Tässä on teemana Ylioppilasjuhlat ja ikkunassa on siis päävieraat Tyttö ja poika on nuoria Äiti ja Isä Mummi ja Kummitäti. ns kaikille näille kuvitelluille "henkilöille" vaatekaupassa on vaatetta. Näin oli helppo ideoida ja pyytää neuvoja myyjältä esimerkkinä "hei mitenkäs tämä mummo sitten, laitetaanko jakkua vai huivi?" |
 |
| Tädin vaatetus |
 |
| Äidin |
 |
| (puku ei ole vielä varmaa mikä laitetaan isälle) kuvassa on isojen miesten kokoja mutta samaa tyyliä haen isä/poika hahmolle. Mikä oli haastavinta? haastavinta oli aloittaminen mietin pitkään mistä oikein aloitan, mutta teeman päättäminen ja nukkejen nimeäminen helpotti tilannetta Mikä onnistui? Mielestäni olen hyvin rohkea esillepanojen tekemisessä, en mieti liikaa "sopiiko vaiko eikö sovi" Kokeilen ja sitten vasta sanon sopiiko vaiko ei sovi. Mielestäni itsevarmuus ja rohkea yrittäminen on esillepanoissa tärkeää. Tiistaina 16.5 menen Hannuun klo 8.30. |
Kalenteri systeemi
 |
| Urheilu |
 |
| Äitienpäivä |
Kahvikuppi esillepano
 |
| Syystärskyt Teema esillepano |
Kevättä rinnasssa kampanja
Pöytäesillepano sauna
Seinä esillepano "ole puhtaana"
maanantai 8. toukokuuta 2017
Toimistotyövälineet ja ohjelmat
Toimistotyövälineet ja ohjelmat
Ohjeet kopiokoneen musteen vaihtoon.
o toimistotyövälineiden käyttö:
- toimistolaskimen / numeronäppäimistön hallinta
Kaupungin talolle tullut lasku joka pitäsi hyväksyä laskun yhteen laskeminen, laskun eri vaiheiden yhteen laskemista esim. Rögtenkuvia 6 50€
Lasken 6x 50€ = 300€
- paperisilppuri, paperileikkuri
Paperileikkurilla voi esimerkiksi tasata reunoja tehdä papereista samankokoisia saksia huomattavasti nopeampi työkalu joka tekee myös siistiä jälkeä.
Paperi silppuri: Tuhoaa silppuamalla asiakirjoja lukukelvottamaksi.
- kopiokone / skanneri, monitoimilaite esim. värikasetin vaihtaminen, huollon tilaaminen
Laskujen skannaamista rondo ohhelmaan.
Värikasettejen vaihtoa kopiokoneeseen
(ohjee tulee "liitteenä")
Huolto tilataan ylä savon ict palveluilta puhelimitse/sähköpostitse
o toimiston erilaisten ohjelmien opastaminen, kuten:
- taloushallinto= yläsavon talousintra UDP-raportointi ja TANE
Yksikössä käytetään UDP raportointia ja TANE taloushallinnon ohjelmia.
UDP kulkee realiajassa (päivittää nopeasti) Voi tehdä talousvertailua ohjelman avulla.
Tane: Näkee lukuja muttei ole niin "tarkka" ei ole yhtä nopea.
MOlemmista saa kustannuspaikka kohtaisia raportteja ja tietoja. ( esim nuorten työpaja)
- kulunvalvonta = nuorisotalolla on kulunvalvonnassa portit, henkilöstöllä on kulkutunnisteet.
Kulkutunnisteet ovat henkilökohtaiset, tunnisteet ovat numeroitu. Kulkutunnisteiden avulla kirjaudutaan nähdään, milloin/kuka on saapunut ja mihinkä aikaan kuten myös poistumiset nähdään.
Kulkutunnisteilla ennaltaehkäistään ilkivaltaa, varkauksia yms. Raportistä näkee kuka on kirjautunut esim kaupungintaloon sunnuntaina klo 8.00 ja poistunut 13.56.
esimerkkejä joissa on kulkutunnisteet esim. Pankit, sairaalat, kaupungintalo ja isot yritykset.
- kalenteriohjelma= tutustuin ja opetin sähköisen kalenterin käyttöä (ajanvaraus)
Sähköinen kalenteri helpottaa yhteisten kokouksien varaamista ja henkilökunta näkee toisen menot ettei sovita päälekkäisyyksiä. Kokous pyyntö lähetetään,vastaanottjat hyväksyvät sen tai ei.
- ajan‐ ja tilojenvarausohjelma = Julius ohjelmalla varataan kaupungin hallitsemia saleja/tiloja.
Julius jrjestelmään kirjaudutaan sisään, tehdään samallailla kuin sähköisessä kalenterissa "tilan varaus" se viranhaltia joka vastaa tietystä tilasta kuittaa sen.
- sähköiset kokoukset= Kiuruveden nuorisovaltuuston kokous pidetään kotoa käsin skype välityksellä.
Kokous pidetään standardin mukaisesti, Kydään asialista läpi, kokous on laillinen ja päätösvaltainan kun puolet jäsenistä on paikalla.
sihteeri tekee muistion kokouksesta.
Muistio lähetetään kaikille jäsenille.
- työvälineohjelmat (esim MS Office taulukkolaskenta, tekstikäsittely, diatyökalut, skype, kalenteri..)
Kaikkia yllä mainittuja työkaluja käytetään joitakin enemmän ja toisia harvemmin.
Exceliä käytetään päivittäin.
Skypeä palavereissa ja esimerkiksi suora yhteys kokoukseen jonne ei ennätä
o miten työvälineiden käytössä opastetaan (opettelee muiden opastamista)
Ohjeet kopiokoneen musteen vaihtoon.
o toimistotyövälineiden käyttö:
- toimistolaskimen / numeronäppäimistön hallinta
Kaupungin talolle tullut lasku joka pitäsi hyväksyä laskun yhteen laskeminen, laskun eri vaiheiden yhteen laskemista esim. Rögtenkuvia 6 50€
Lasken 6x 50€ = 300€
- paperisilppuri, paperileikkuri
Paperileikkurilla voi esimerkiksi tasata reunoja tehdä papereista samankokoisia saksia huomattavasti nopeampi työkalu joka tekee myös siistiä jälkeä.
Paperi silppuri: Tuhoaa silppuamalla asiakirjoja lukukelvottamaksi.
- kopiokone / skanneri, monitoimilaite esim. värikasetin vaihtaminen, huollon tilaaminen
Laskujen skannaamista rondo ohhelmaan.
Värikasettejen vaihtoa kopiokoneeseen
(ohjee tulee "liitteenä")
Huolto tilataan ylä savon ict palveluilta puhelimitse/sähköpostitse
o toimiston erilaisten ohjelmien opastaminen, kuten:
- taloushallinto= yläsavon talousintra UDP-raportointi ja TANE
Yksikössä käytetään UDP raportointia ja TANE taloushallinnon ohjelmia.
UDP kulkee realiajassa (päivittää nopeasti) Voi tehdä talousvertailua ohjelman avulla.
Tane: Näkee lukuja muttei ole niin "tarkka" ei ole yhtä nopea.
MOlemmista saa kustannuspaikka kohtaisia raportteja ja tietoja. ( esim nuorten työpaja)
- kulunvalvonta = nuorisotalolla on kulunvalvonnassa portit, henkilöstöllä on kulkutunnisteet.
Kulkutunnisteet ovat henkilökohtaiset, tunnisteet ovat numeroitu. Kulkutunnisteiden avulla kirjaudutaan nähdään, milloin/kuka on saapunut ja mihinkä aikaan kuten myös poistumiset nähdään.
Kulkutunnisteilla ennaltaehkäistään ilkivaltaa, varkauksia yms. Raportistä näkee kuka on kirjautunut esim kaupungintaloon sunnuntaina klo 8.00 ja poistunut 13.56.
esimerkkejä joissa on kulkutunnisteet esim. Pankit, sairaalat, kaupungintalo ja isot yritykset.
- kalenteriohjelma= tutustuin ja opetin sähköisen kalenterin käyttöä (ajanvaraus)
Sähköinen kalenteri helpottaa yhteisten kokouksien varaamista ja henkilökunta näkee toisen menot ettei sovita päälekkäisyyksiä. Kokous pyyntö lähetetään,vastaanottjat hyväksyvät sen tai ei.
- ajan‐ ja tilojenvarausohjelma = Julius ohjelmalla varataan kaupungin hallitsemia saleja/tiloja.
Julius jrjestelmään kirjaudutaan sisään, tehdään samallailla kuin sähköisessä kalenterissa "tilan varaus" se viranhaltia joka vastaa tietystä tilasta kuittaa sen.
- sähköiset kokoukset= Kiuruveden nuorisovaltuuston kokous pidetään kotoa käsin skype välityksellä.
Kokous pidetään standardin mukaisesti, Kydään asialista läpi, kokous on laillinen ja päätösvaltainan kun puolet jäsenistä on paikalla.
sihteeri tekee muistion kokouksesta.
Muistio lähetetään kaikille jäsenille.
- työvälineohjelmat (esim MS Office taulukkolaskenta, tekstikäsittely, diatyökalut, skype, kalenteri..)
Kaikkia yllä mainittuja työkaluja käytetään joitakin enemmän ja toisia harvemmin.
Exceliä käytetään päivittäin.
Skypeä palavereissa ja esimerkiksi suora yhteys kokoukseen jonne ei ennätä
o miten työvälineiden käytössä opastetaan (opettelee muiden opastamista)
Työvälineiden ja menetelmien käyttö
Henkilötietolaki
henkilötieto laki sissältää kolme isoa osaaluetta
- henkilötieto = henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhtetaan kuvaavat merkinnät jotka voi tunnistaa hänet tai hänen perhettään, tai muita jotka kuuluvat hänen elämään.
-henkilörekisteri= Sisältää henkilötietoja, tietoja käsitellään atk:n avulla tai tiedot järjestelty siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voi löytää nopeasti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.
-rekisterinpitäjä= organisaatio, jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan, vastaa siitä että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti.
Milloin henkilötietoja voi käsitellä?
-Rekisteröidyn suostumuksella
- Rekisteröidyn toimeksiannosta
-Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
- Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamikseksi
Työvälineiden ja menetelmien käyttö
o erilaiset asiakirjat ja asiakirjastandardit
Erillaisia asikirja pohjia, (esim työhakemukset, Cv, viranhaltia päätökset)
asiakirjastandardit viranhaltianpäätökset, kaikki on määritelty valmiiksi.
muistiot valmis muistiopohja (lisätään vaan tarvittavat asiat) ettei tarvitse tehdä ainan uusiksi ja muistella asiakirja standardeja. kirjotusohjelmissa on valmiiksi asiakirjamallit olemassa.
o kuinka standardin mukainen asiakirja tehdään
Kuvassa standardin muakinen asiakirja jota opsikelitiin työpaikalla, asiakirjoja on monenlaisia. Kuvan asiakirja kertoo hyvin miten standardin mukainen asiakirja tehdään.
o erillaisten asiakirjojen tuottaminen stadardien mukaan, jollain toimisto-ohjelmalla (esim. Word)
muistion tekeminen Kiuruveden nuoriovaltuuston kokouksesta.
vapaamuotoinen työhakemus.
o rekisterit, tilastot ja raportit eri organisaatioissa
excelillä tehdään kävijä määrä tilaston tekeminen.
Kaupungin eri yksiköissä voi olla erillaisia raportointi ja tilosto käytänteitä.
o tietosuojan huomioiminen rekisterin pidossa
Tunnukset ovat vain käyttäjällä
o millä ohjelmilla rekistereitä, tilastoja ja raportteja laaditaan ja ylläpidetään (tekstinkäsittely ja esitysgrafiikka ohjelmat esim. Word ja PowerPoint)
Excelillä, word (Party Parent nuorten työpajan ja etsivänuorisotyön rekisterejä)
o rekisterin laatiminen ja raportointi, jollakin ohjelmalla (Access, Excel tms..)
Party ja parent rekisterit joita käytetään kiuruveden nuorisotalolla.
Kiuruveden etsivän nuorisotyön raportin sisäistämistä.
Sisältää pientä kertomusta millaisia asiakkaita on pientä vertailua ja yhteenvetoa työstään raportti meni itä-suomen aluehallinto virastoon.
o asiointi sähköisessä verkkoympäristössä
Henkilöstön tietokoneet ovat kaupungin verkossa, (sähköpostit, sähköinen kalenteri yhteensopivuus työpuhelimeen puhelimeen tulee ilmoitukset tapaamisista)
Kalenterin avulla voi nopeasti sopia kokouksia sieltä näkee työbtekijöiden menot.
Julius järjestelmä Varataan kaikki kaupungin ylläpitämät tilat (liikuntahalli, koulujensalit ja kokoushuoneet)
Kelan asiointiverkossa
Näin asioit kelan verkko palvelussa.
Tietokone auki ja avaat internet sovelluksen auki
hakusana: Kela.fi
Kelan sivuilla voit asioida milloin haluat nopeasti ja jonottamatta.
Tämmöinen sivu aukiaa kun olet oikeassa paikassa
Asiointipalvelun alta löytyy ohjeita kelan palvelua varten sieltä löytyy mm. video.
Kirjautuminen
Kirjautumista varten tarvitset nettipankki tunnukset jonka jälkeen pääset omiin tietoihin. Sieltä näät esimerkiksi hakemusten päätökset ja voit itse hakea tukea netissä kelan sivuilla. Hakemukseen voit kätevästi laittaa myös liitteitä palkkatodistuksesta.
Asiointisi on täysin tietoturvattu kukaan muu ei pääse tietoihisi käsiksi.
Asiointi palvelussa voi ilmoittaa kätevästi esim tuen lakkauttamisen syyt, tai työelämän muutoksista.
Muista kirjautua ulos kelan palvelusta.
henkilötieto laki sissältää kolme isoa osaaluetta
- henkilötieto = henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhtetaan kuvaavat merkinnät jotka voi tunnistaa hänet tai hänen perhettään, tai muita jotka kuuluvat hänen elämään.
-henkilörekisteri= Sisältää henkilötietoja, tietoja käsitellään atk:n avulla tai tiedot järjestelty siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voi löytää nopeasti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.
-rekisterinpitäjä= organisaatio, jonka käyttöä varten rekisteri perustetaan, vastaa siitä että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti.
Milloin henkilötietoja voi käsitellä?
-Rekisteröidyn suostumuksella
- Rekisteröidyn toimeksiannosta
-Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
- Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamikseksi
Työvälineiden ja menetelmien käyttö
o erilaiset asiakirjat ja asiakirjastandardit
Erillaisia asikirja pohjia, (esim työhakemukset, Cv, viranhaltia päätökset)
asiakirjastandardit viranhaltianpäätökset, kaikki on määritelty valmiiksi.
muistiot valmis muistiopohja (lisätään vaan tarvittavat asiat) ettei tarvitse tehdä ainan uusiksi ja muistella asiakirja standardeja. kirjotusohjelmissa on valmiiksi asiakirjamallit olemassa.
o kuinka standardin mukainen asiakirja tehdään
Kuvassa standardin muakinen asiakirja jota opsikelitiin työpaikalla, asiakirjoja on monenlaisia. Kuvan asiakirja kertoo hyvin miten standardin mukainen asiakirja tehdään.
o erillaisten asiakirjojen tuottaminen stadardien mukaan, jollain toimisto-ohjelmalla (esim. Word)
muistion tekeminen Kiuruveden nuoriovaltuuston kokouksesta.
vapaamuotoinen työhakemus.
o rekisterit, tilastot ja raportit eri organisaatioissa
excelillä tehdään kävijä määrä tilaston tekeminen.
Kaupungin eri yksiköissä voi olla erillaisia raportointi ja tilosto käytänteitä.
o tietosuojan huomioiminen rekisterin pidossa
Tunnukset ovat vain käyttäjällä
o millä ohjelmilla rekistereitä, tilastoja ja raportteja laaditaan ja ylläpidetään (tekstinkäsittely ja esitysgrafiikka ohjelmat esim. Word ja PowerPoint)
Excelillä, word (Party Parent nuorten työpajan ja etsivänuorisotyön rekisterejä)
o rekisterin laatiminen ja raportointi, jollakin ohjelmalla (Access, Excel tms..)
Party ja parent rekisterit joita käytetään kiuruveden nuorisotalolla.
Kiuruveden etsivän nuorisotyön raportin sisäistämistä.
Sisältää pientä kertomusta millaisia asiakkaita on pientä vertailua ja yhteenvetoa työstään raportti meni itä-suomen aluehallinto virastoon.
o asiointi sähköisessä verkkoympäristössä
Henkilöstön tietokoneet ovat kaupungin verkossa, (sähköpostit, sähköinen kalenteri yhteensopivuus työpuhelimeen puhelimeen tulee ilmoitukset tapaamisista)
Kalenterin avulla voi nopeasti sopia kokouksia sieltä näkee työbtekijöiden menot.
Julius järjestelmä Varataan kaikki kaupungin ylläpitämät tilat (liikuntahalli, koulujensalit ja kokoushuoneet)
Kelan asiointiverkossa
Näin asioit kelan verkko palvelussa.
Tietokone auki ja avaat internet sovelluksen auki
hakusana: Kela.fi
Kelan sivuilla voit asioida milloin haluat nopeasti ja jonottamatta.
Tämmöinen sivu aukiaa kun olet oikeassa paikassa
Asiointipalvelun alta löytyy ohjeita kelan palvelua varten sieltä löytyy mm. video.
Kirjautuminen
Kirjautumista varten tarvitset nettipankki tunnukset jonka jälkeen pääset omiin tietoihin. Sieltä näät esimerkiksi hakemusten päätökset ja voit itse hakea tukea netissä kelan sivuilla. Hakemukseen voit kätevästi laittaa myös liitteitä palkkatodistuksesta.
Asiointisi on täysin tietoturvattu kukaan muu ei pääse tietoihisi käsiksi.
Asiointi palvelussa voi ilmoittaa kätevästi esim tuen lakkauttamisen syyt, tai työelämän muutoksista.
Muista kirjautua ulos kelan palvelusta.
torstai 4. toukokuuta 2017
Matkus 4.5.2017
Miian tehtävä
Minun suosikki esille pano mielestäni todella hempeä ja kaunis valaistus
on hyvä hinnat näky (kuvassa ei) hyvin.
j
Tämä oli Inhokki esille pano.. tuli todella tehdasmainen tunnelma heti ovets astuessa sisään
tuotteita on ihan aivan liikaa ja tuntuu todella "tyrkkylle"
varastoon kuuluu tuommoiset kasat
Tässä taas myyjää ei näkynyt ollenkaan, olimme
kaupassa ainakin 5 min kukaan ei tervehtinyt eikä tarjonnut apua.
Myymälä oli muuten todella kaunis, hintoja täytyi klastella sille miinuksia.
Teemana äitienpäivä
todella simppeli esillepano mielestäni jotain tästä puuttuu..
valaistus on tosi hyvä.
Myyjä huomasi heti meidät ja tarjoutui apuun.
Tätä kuviota oli kaikkialla, todella monessa liikkeessä en tiedä kuvion nimitystä
mutta pentik, h&m, Ikea ainakin löytyi tämmöisiä esillepanoja.
Miten myymälät erottui toisistaan?
Jokaisessa kaupassa oli omanlainen ns "tapa" tuoda esille tuotteita. Valaistus oli esim. Pentikissä aivan mahtava ja todella kotoisa! Muuten valaistus on aika usein samallaista.
Näyteikkunat erottuivat selkeästi värikkäillä keväisillä tuotteilla.
Yhteenveto reissusta (Pia)
keskiviikko 3. toukokuuta 2017
Messuosasto
1)Olen menossa 24.-27.8. Turun messuille edustamaan pohjois-savon eläinkauppaa. Messu vaikuttivat todella mielenkiintoiselta ja vauhdikkaalta ja uskon että se messu.
2) Haluan tuoda esille pientä yritystämme joka on vasta alottamassa suurta uraansa, Haluan että pisteeni on houkutteleva ja kiinnostava.
Tämmöinen messuosasto tausta kylläkin erillainen
Tämmöinen näyttely tiski jossa voisi olla tassuja.
Haluaisin että messu osatollani olisi televisio ruutu jossa pyörisi erillaisia video pätkiä omasta yritys urastani ja tietysti lemmikeistä tarjouksista.
Mainos teline jossa olisi lehtiä meidän yrityksen tuotteet tulisivat esille siinä
Hinnasto lukuun ottamatta matkoja, palkkoja, ruokailua ja hotelli kustannuksia.
2) Haluan tuoda esille pientä yritystämme joka on vasta alottamassa suurta uraansa, Haluan että pisteeni on houkutteleva ja kiinnostava.
Haluaisin että messu osatollani olisi televisio ruutu jossa pyörisi erillaisia video pätkiä omasta yritys urastani ja tietysti lemmikeistä tarjouksista.
Visuaalisen ilmeen toteuttaminen
joka myös olisi yksi mainostus elementti!
'Verkkosivut oli yllättävän vaikeaa tehä, väriharmonia ei vastaa omaa putiikkia. ehkä liian sininen vertasin muita eläin kauppoja ne oli myös aika yks värisiä.
Olen silti tyytyväinen lopputulokseen.
Ikkuna
Tämä oli lempi työni, sujui nopesti ja oli yllättävän helppo.
Tuli juuri sellainen mitä toivoinkin.
Yksinkertainen kuten kaikki muutkin. Pää asiat on kortilla.
tiistai 2. toukokuuta 2017
Pyyhkeet decostudy
Todella mielenkiintoinen ja hauska ohjelma jolla voi käyttää mielikuvitusta ja tehdä esillepanon itsensä näköiseksi. Vaikeinta oli väriharmonian sommittelu.. kaksi tuntia mei huomaamatta tämmöiseen pieneen työhön.
Siniseen väriin en ole tyytyväinen saisi olla hieman tummempi.
Työssäoppiminen kaupungintalolla.
Mitä tein?
Power point dia esityksiä, wordilla asiakirjoja, excelillä vertailin tarjouspyyntöjä.
Excelin opettamista työntekijööille, perus asioita esim. Mikä on solu mitä siihen laitetaan miten lasketaan yhteen, miten vähennetään ja kuinka exceliä voi käyttää ns laskimena.
-Oman toimistohuoneen tietokoneen käyttöä.
-Sähköisen arkiston käyttöä ja opettelua
-Skannausta ja rondo järjestelmään tallentamista ja hyväksymistä.
- Sähköpostitse asioimista työkavereiden kanssa liitteitten ja tiedostojen lähettämistä.
-Tulostamista mm. asiakirjoja, ns varmuuskopioita "töherryksiä" eli omia merkintöjä varten.
- Kalenterin ja aikataulujen tulkitsemista.
Power point dia esityksiä, wordilla asiakirjoja, excelillä vertailin tarjouspyyntöjä.
Excelin opettamista työntekijööille, perus asioita esim. Mikä on solu mitä siihen laitetaan miten lasketaan yhteen, miten vähennetään ja kuinka exceliä voi käyttää ns laskimena.
-Oman toimistohuoneen tietokoneen käyttöä.
-Sähköisen arkiston käyttöä ja opettelua
-Skannausta ja rondo järjestelmään tallentamista ja hyväksymistä.
- Sähköpostitse asioimista työkavereiden kanssa liitteitten ja tiedostojen lähettämistä.
-Tulostamista mm. asiakirjoja, ns varmuuskopioita "töherryksiä" eli omia merkintöjä varten.
- Kalenterin ja aikataulujen tulkitsemista.
perjantai 28. huhtikuuta 2017
Yrittäjyys (toimistopalvelut)
Ammattialan yritystoiminnan arviointi
o toimistopalvelualan työtehtävät, työpaikat ja missä voi olla töissä?
Toimistotehtäviin kuuluu mm. suunnittelua, tiedonhakua, asiakirjojen laatiminen, (asiakirjat voivat olla tarjouspyyntöjä tai pöytäkirjoja) valvontaa ja seurantaa liittyen organisaation johtamiseen. toimistotyössä myös hankitaan, muokataan, käsitellään, rekisteröidään, säilytetään ja välitetään tietoa fyysisesti, sähköisesti ja kirjallisesti.
Organisaatio/ työskennellä voi mm. yritys, valtion virasto, laitos, järjestö tai yhdistys.
esim Kela, TE-toimisto, vakuutusyhtiöt, oppilaitoksissa, seurakunnat, poliisilaitoksella, maamittaushallituksella, aluehallintovirastolla, yksityiset lääkäriasemat, nuorisopalvelut, kirjastot, kiinteistövälitys firmat ja sairaalat.
o toimistopalvelualan osaamisvaatimukset?
Nykyään vaaditaan moniosaajia, eli markkinointiosaamista yhteistyö- ja neuvottelutaitoja. Sopeutumista ja joustavuutta työpaikalla. Halu oppia uutta ja hyväksyy muutoksia.
Halu kouluttautua ja uudistua.
o alan kehitystrendi?
digitalisaatio, sähköinen arkistointia. Asiakirjat ovat sähköisesti eli Tarjouspyynnöt, kokouksien pöytäkirjat, ajanvaraukset, kokoukset etäyhteydellä.
o toimistopalvelualan yritystoiminnan muodot
assistentinpalvelut
Yrityksellä ei välttämättä ole enää palkkasuhteessa toimistohenkilöstöä.
Ostetaan ostopalveluna yritykselle.
- Toimistosihteeri
-https://www.avitas.fi/toimistopalvelut-ja-taloushallinto/
o selvittää ja arvoi toimistopalveluiden osaamisensa tuotteistamismahdollisuuksia
-Tuotteistamismahdollisuus
Vientimarkkinointia venäläisiä asiakkaita suomailaisille yrityksille potentiaalisia asiakkaita ja asiakassuhteita.
Esim Tahkolla olisin töissä
Venäjän kielisten asikirjojen kääntämistä, Olisin tukena viisumien, ja muiden käytännön asioiden tulkkina ja tukena Työhön kuuluisi matkajärjestelyt, asiakaspalvelu puhelimitse, Kaikkien ongelmien ratkomista.
o asetaa yrittäjyysosaamiselleen kehittämistavoitteita
- suorittaa syventäviä yrittäjyysopintoja.
- viestintätaitoja kehittää.
- kielitaidon kehittämistä
- vientiasiakirjojen laatimisen opiskelua.
o toimistopalvelualan työtehtävät, työpaikat ja missä voi olla töissä?
Toimistotehtäviin kuuluu mm. suunnittelua, tiedonhakua, asiakirjojen laatiminen, (asiakirjat voivat olla tarjouspyyntöjä tai pöytäkirjoja) valvontaa ja seurantaa liittyen organisaation johtamiseen. toimistotyössä myös hankitaan, muokataan, käsitellään, rekisteröidään, säilytetään ja välitetään tietoa fyysisesti, sähköisesti ja kirjallisesti.
Organisaatio/ työskennellä voi mm. yritys, valtion virasto, laitos, järjestö tai yhdistys.
esim Kela, TE-toimisto, vakuutusyhtiöt, oppilaitoksissa, seurakunnat, poliisilaitoksella, maamittaushallituksella, aluehallintovirastolla, yksityiset lääkäriasemat, nuorisopalvelut, kirjastot, kiinteistövälitys firmat ja sairaalat.
o toimistopalvelualan osaamisvaatimukset?
Nykyään vaaditaan moniosaajia, eli markkinointiosaamista yhteistyö- ja neuvottelutaitoja. Sopeutumista ja joustavuutta työpaikalla. Halu oppia uutta ja hyväksyy muutoksia.
Halu kouluttautua ja uudistua.
o alan kehitystrendi?
digitalisaatio, sähköinen arkistointia. Asiakirjat ovat sähköisesti eli Tarjouspyynnöt, kokouksien pöytäkirjat, ajanvaraukset, kokoukset etäyhteydellä.
o toimistopalvelualan yritystoiminnan muodot
assistentinpalvelut
Yrityksellä ei välttämättä ole enää palkkasuhteessa toimistohenkilöstöä.
Ostetaan ostopalveluna yritykselle.
- Toimistosihteeri
-https://www.avitas.fi/toimistopalvelut-ja-taloushallinto/
- Laskutus ja laskujen maksaminen
- Osto- ja / tai myyntireskontran hoito
- Kuittien ja muiden tositteiden järjestely kirjanpitäjää varten ja muut kirjanpidon avustavat työt
- Kahvinkeitto, kopiointi, arkiston järjestely ja monet muut yrityksen pikkuhommat
- Tilastojen ja raporttien laatiminen
- Tiedonhaku ja erilaiset analyysit
- Asiakas- ja tuoterekisterien ylläpito
- Puhtaaksikirjoitus ja sanelujen purkaminen
- Tietokantojen ylläpito ja tietojen syöttäminen
- Asiakaspalvelu puhelimitse, sähköpostilla ja paikan päällä sekä asiakaskyselyihin tai tarjouspyyntöihin vastaaminen
- Liikekirjeet ja sähköpostit suomeksi tai englanniksi
- Matkajärjestelyt, lippujen ja hotellien varaus, hintavertailu ja tarjouspyynnöt
- Kokousjärjestelyt ja kokoussihteerinä toimiminen
- Toimistosihteerin sijaisena toimiminen
- Avustaminen kiireisinä kausina. Myös messuilla yms. tapahtumissa auttaminen ja asiakaspalvelu.
o selvittää ja arvoi toimistopalveluiden osaamisensa tuotteistamismahdollisuuksia
-Tuotteistamismahdollisuus
Vientimarkkinointia venäläisiä asiakkaita suomailaisille yrityksille potentiaalisia asiakkaita ja asiakassuhteita.
Esim Tahkolla olisin töissä
Venäjän kielisten asikirjojen kääntämistä, Olisin tukena viisumien, ja muiden käytännön asioiden tulkkina ja tukena Työhön kuuluisi matkajärjestelyt, asiakaspalvelu puhelimitse, Kaikkien ongelmien ratkomista.
o asetaa yrittäjyysosaamiselleen kehittämistavoitteita
- suorittaa syventäviä yrittäjyysopintoja.
- viestintätaitoja kehittää.
- kielitaidon kehittämistä
- vientiasiakirjojen laatimisen opiskelua.
webinaari muistiinpanot
Muistiinpanot Webinaari "mediakanavat murroksessa"
-7,7 mainostjaa muistettiin keskimäärin viikolla 43, aikaisempina tutkimusvuosina on muistettu 6-9, eli muistaminen on kääntynyt huomattavasti laskuun.
- Kanava muistaminen on suorastaan romahtanut, aijempina vuosina on ollut n. 1kpl ja nyt se on noin 0,6.
-Mistäs tämä romahtaminen johtuu? se johtuu siitä, että nykyään on digilehdet ja somekanavat joita käytetään hyväkseen mainostamiseen.
-Markkinointiviestintä on vähentynyt, varsinkin mediamainonta ja jonkun verran suoramarkkinointikin.
-Toisiks muistetuin on sähköposti, neljäntenä on sanomalehti ja telkkari. Telkkari ja sanomalehti on samoissa lukemissa, vähiten muistetaan digitaaliaikakauslehden mainontaa.
Äänestyksessä telkkari on kärjessä, toisena on painettu sanomalehti, kolmantena on some eli sosiaalinen media, neljäntenä on osotteeton suoramainos.
Radio on äänestyksessä ihan viimesenä.
Osoteeton suoramainostaminen on nousussa, jos katsotaan vuotta 2008. Sillon se oli ykkösenä 2016 laskelmien mukaan muistetuin kanava.
PAinetun sanomalehden mainonan kehityssuunta on alaspäin, 2010 asti se oli vahvin mainostus kanava.
2016 tehokkain kanava on "osoitteeton suora"
Kuluttajien mukaan mainonta tv:ssä on jäänyt parhaiten mieleen, toisena on sanomalehdet ja kolmantena soisaalinen media (some)
Osoitteemattomat mainosjakelut ja painettu sanomalehti ovat aktivoineet eniten 35 täyttäneitä.
- Sosiaalinen media-ja sähköposti mainokset, niistä ovat eniten kiinnostuneet 18-34 vuotiaat.
- Nuorille paperillinen mainonta ei ole välttämättä se paikka missä he liikkuvat, vaan enemmän heihin saattaa törmätä digimaailmasta
Nuorille
Nuorille
- Naiset muistavat useampia mainostajia, kuin miehet
- Muistetuimmat kanavat 2016 on:
1. K-market
2. Lidl
3. K-citymarket
4. Tokmanni
- Päivittäistavarakaupan ja muunkin vähittäismyynti mainonta on erittäin vahvasti esillä
- Sitten on erilaisia operaattoreita, kuten Dna, elisa ja sonera
- Tuotemainostajista valio on sijalla 23 listasta.
- Muistetuimmat mainostajat on ollut 2016
1. Lidl
2. K- market
3. Tokmanni
- Ylipäänsä muistaminen on vähittäiskauppa painotteista.
- Parhaiten muistetut mainostajat käyttävät suoramarkkinointia osana mediamixiä.
- Monikanavainen markkinointistragedia on tutkimusten valossa vaikuttavinta.
ARKISTOINTI
Arkistointi
o asiakirjahallinnan järjestelmät erilaisissa organisaatioissa
Kiuruveden kaupungintalolla asiakirjajärjestelmä on Rondo.
Rondo ostolaskujen kierrätys ohjelma.
Tietoa rondosta
Kaikki kunnan laskut käsitellään Rondo -järjestelmässä. Toimistosihteeri skannaa laskut järjestelmään ja asiatarkastaa ne omalta osaltaan. Lasku käy myös hallintopäälliköllä tai tiedekuntasihteerillä. Lopulta se menee hyväksyjälle/hyväksyjille, eli kunnan johtajalle TAI jollekkin muulle riippuen laskun osaalueesta. Johtajan tehtävänä on hyväksyä lasku kahdella sähköisellä allekirjoituksella ja reitittää se maksajalle.
Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä.
Arkisto voidaan kytkeä muihin järjestelmiin, jolloin arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä suoraan niistä ilman tarvetta kirjautua Rondoon.
Rondo Arkisto täyttää mm. Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja se soveltuu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen.
o asiakirjojen järjestäminen, fyysieen ja digitaaliseen arkistoon
Toimenpiteet asiakirjojen/ Tietojen asiakirjasyntyprosessi tehtäväsuoritusjärjestykessä
Tässä järjestyksessä järjestellään asiakirjat.
Toiminnan ohjaus = lait, asetukset, yleisöohjeet, johtosäännöt, jne.
Asian vireletulo/-pano= Kirje, anomus, hakemus ehdotus, lausunto jne.
Asian valmistelu = Lausunnot, selvitykset
*Neuvottelut = Muistiot, luonnokset
*Kuulemiset = Vastineet, Muistutukset
*Katselmukset = Raportit, esitykset
*Päätöksenteon valmistelu = esituslistat ja ohjeisaineistot
Asian käsittely ja päätöksenteko = päätöspöytäkirjat liitteineen
Täytäntöönpano= Luvat, Kiellot, korvaukset, laskut, tiedotteet, sopimukset.
VAlvonta, seuranta ja takasinperintä = Tarkastuskertomukset, raporttioikaisvaatimukset ja kantelut.
Muutoksenhaku ja jatkovalitus = vastineet, päätökset, oikeudenkäyntiasiakirjat ja valitusviranomaisten päätökset.
Pakkokeinot ja rangaistukset = virkaapupyynnöt, selvitykset, päätökset ja toimenpide ehdotukset
o asiakirjojen arkistointi fyysisesti ja digitaalisesti, jonnekin järjestelmään.
Digitaalisesti skannataaan ja arkistoidaan rondoon ellei tietysti ole tullut sähköisesti jolloin tarvittaessa asiakairja tulostetaan esim. EU n lähettämiä asiakirjoja ei koskaan jätetä vaan randoon vaan ne on tulostettava ja säilytettävä.
fyysisesti
Tulee olla aakkosjärjestyksessä ja asiajärjestyksessä.
Kansioissa on merkitty aakkosjärjstyksessä ja asiajäjestyksessä mitä se sisältää.
o mitä arkistoidaan
Kaikki mahdolliset tositteet mitä kuntalaiset ja yritykset maksavat.
-Pankkitositteet
-Arvopaperit
-Palkkatositeet
-ostoreskontra
-maksureskontra suoritukset
-muistiot
- tk:n lääke/ Terveyskeskuksen lääkkeet
-kn. varasto/ Kaupungin varasto
-siivousvar
-ostolaskut
-perusturva
-koulutsto
-teknisenpuoli
-kirjoitusluettelo yleispalvelun
-perusturva
-opetus
-vesilaitos
o miten arkistoitava materiaali merkitään
digitaalisesti Rondo ohjelma merkitsee itsestään
Kuntatoimisto: diarointi numerolla tai nimellä
fysisesti: aakkostetaan ja asiajärjestyksessä (päivämäärät ja vuosiluvut mapeissa)
o arkistoitavan materiaalin säilytysajat ja arkistointimuodostussuunnitel
ARKISTOINTIMUODOSTUSSUUNITELMA
*Organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto.
*Sisätää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot ja niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät.
*on osa organisaation asiakirjahllinnon käsikirjaa.
keskusarkito 13v
o varmuuskopiointi
Nuorisotalo:
Sähköisistä asikirjoista tulee automaattisesti varmuuskopio (joko poistat tai tallennat koneelle)
Varmuuskopioita ei arkistoida.
esim. Jos Arkistosta haetaan asikirjoja niistä otetaan varmuuskopiot.
o hävittäminen huomioiden kestävä kehitys.
Tarpeettoman arkiston hävittäminen voi joko työpisteessä tai keskusarkistossa. Hävittäminen suoritetaan vasta silloin kun arkistolle määrätty säilyttämis aika on umpeutunut, niin ettei asiakirjat joudu ulkopuolisenkäsiin eli hävitetään silppurilla tai heitetään lukittuihin keräsy "pönttöihin"
o sähköisen arkiston käyttö ja käytön opastus
Rondomerkinnät:
Rondo tekee automaattisesti tositenumerot ostolaskuihin, arkistoon siirrosta tulee merkintä " Asiakirja siirretty arkistoon: 15.3.2013 02:30:20.090" sekä laskun perustiedot näkyy siitä. Sekä MAKSUPÄIVÄPALAUTE tulee myös rondosta " CaseID:
o asiakirjahallinnan järjestelmien käyttö
Kuntatoimisto
Kuntatoimistossa on erillaisia asiakirja pohjia esim. henkilöasiat, avustukset ja hankinnat.
Valitaan ensin pohja millä tedään, Pohjaan syötetään tiedot ja tehdään virallinen päätös.
esim. Myönnetään Mll 500€ siitä tehdään viranhaltianpäätös joka sisältää myös valitusoikeuden (valitusoikeus on 14 vuorokautta) Laitetaan kirjeenä asianosaisille (jos 3 hakee kaikkille menee kire) Sivistysjohtalle ja sivistyslautakunnalle tiedoksi. Päätökset ovat aina julkisia. Sivistyslautakunnalla on nuorisosihteerin päätöksiin ottooikeus (Voivat olla erimieltä ja hylätä päätös jolloin sihteeri tekee uuden päätöksen)
Isot hankinnat tehdään Kuntatoimiston kautta, kaikki jotka yli 5000€ (hankintarajat muuttuvat vuosittain)
Jos työsuhteeseen otetaan uusi työntekijä vuodeksi yhtäjaksoisesti tehdään viranhaltiapäätös kuntatoimiston
o asiakirjojen haku järjestelmästä
Kuntatoimistosta
Laitetaan diarin numero (diarin numero on juokseva numero)
Nimellä esim. Kohdeavustukset
Päätökset ovat julkisia jos ne ei koske henkilötietoja.
Rondosta
Maksupäivä päivitys tehty: 22.03.2013 02:31:21
Asiakirjan etsiminen rondosta:
- toimittajan nimen mukaan
- laskun numeron mukaan.
- päivämäärän mukaan
- henkilön nimellä
- selitteellä
-tiliöinnin mukaan
-tositenumeron mukaan
o postin vastaanottaminen, avaaminen, diariointi
Kirjekuori aukaistaan se henkilö jolle posti on osoitettu, jos ei ole henkilön nimeä postin voi aukaista kuka tahansa HENKILÖSTÖSTÄ. (Virallinen posti eli esim. valtionavustukset, avustshakemukset niihin laitetaan saapumismerkintä päivämääärä kellonaika ja vastaanottaja (allekirjoitus) Niistä tetaan kopiot jotka menevät kaupungintalolle diarioitavaksi.
Diarointi: Laitetaan virallinen leima ja laitetaan diariointi järjestelmään.
Miten merkataan : esim Etsivä nuorisotyö, päivämäärä ja summat siten löydät nopeasti diaroisun asiakirjan
Asiakirjat viedään tiedoksi kaupunginjohtajalle ja kamreerille
o kirjeen lähettäminen, osoitteet, osoitetarrat, frankeeraus
Kirjeeseen laitetaan osoite, tai käytetään osoitetarroja (oikeeseen reunaan "keskelle")
Nuorisotalolta löytyy lähtevät ja saapuvat postilaatikot. Kirjeeseen tulee merkitä onko se 1 vai 2 postia sekä numerokoodi joka on 28 (tarkoittaa että kun lähettäjä hakee postit hän tietää kenen postit on ja osaa laskuttaa sen perusteella oikeaa tahoa.
Frankeeraus: Nuorisotalolla ei tehdä frankeerausta vaan se tehdään kaupungintalolla (lähetin huoneessa) joko laitetaan vain postimerkit tai leimat.
Asiahallinta
tarkoittaa organisaation toimtaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko "elinkaaren" ajan.
Tavoitteet:
Pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksen tekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa.
Asianhallinta tukee kunnan riskienhallinta ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla salassapidettävien tietojen, asianmuiksen suojaamisen ja huolehtimalla tietojen eheydestä ja laadusta.
Asiahallinta ja arkistopalvelut Vastuu arkistotoimen järjestämisestä, organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista on kaupunginhallituksella. Kaupunginhallitus valvoo arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoa kunnassa. Koska vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu luottamuselimelle, edellyttää käytännön johtovastuu viranhaltijaa, jolla on koulutus arkistotoimen hoitamiseen, työkokemusta ja riittävä toimivalta.
arkistointiin liittyvät lait:
- Arkistolaki
o asiakirjahallinnan järjestelmät erilaisissa organisaatioissa
Kiuruveden kaupungintalolla asiakirjajärjestelmä on Rondo.
Rondo ostolaskujen kierrätys ohjelma.
Tietoa rondosta
Kaikki kunnan laskut käsitellään Rondo -järjestelmässä. Toimistosihteeri skannaa laskut järjestelmään ja asiatarkastaa ne omalta osaltaan. Lasku käy myös hallintopäälliköllä tai tiedekuntasihteerillä. Lopulta se menee hyväksyjälle/hyväksyjille, eli kunnan johtajalle TAI jollekkin muulle riippuen laskun osaalueesta. Johtajan tehtävänä on hyväksyä lasku kahdella sähköisellä allekirjoituksella ja reitittää se maksajalle.
Arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa asiakirjan metatiedolla tai niiden yhdistelmällä.
Arkisto voidaan kytkeä muihin järjestelmiin, jolloin arkistoituja asiakirjoja voidaan etsiä suoraan niistä ilman tarvetta kirjautua Rondoon.
Rondo Arkisto täyttää mm. Suomen kirjanpitolain vaatimukset ja se soveltuu asiakirjojen pitkäaikaissäilytykseen.
o asiakirjojen järjestäminen, fyysieen ja digitaaliseen arkistoon
Toimenpiteet asiakirjojen/ Tietojen asiakirjasyntyprosessi tehtäväsuoritusjärjestykessä
Tässä järjestyksessä järjestellään asiakirjat.
Toiminnan ohjaus = lait, asetukset, yleisöohjeet, johtosäännöt, jne.
Asian vireletulo/-pano= Kirje, anomus, hakemus ehdotus, lausunto jne.
Asian valmistelu = Lausunnot, selvitykset
*Neuvottelut = Muistiot, luonnokset
*Kuulemiset = Vastineet, Muistutukset
*Katselmukset = Raportit, esitykset
*Päätöksenteon valmistelu = esituslistat ja ohjeisaineistot
Asian käsittely ja päätöksenteko = päätöspöytäkirjat liitteineen
Täytäntöönpano= Luvat, Kiellot, korvaukset, laskut, tiedotteet, sopimukset.
VAlvonta, seuranta ja takasinperintä = Tarkastuskertomukset, raporttioikaisvaatimukset ja kantelut.
Muutoksenhaku ja jatkovalitus = vastineet, päätökset, oikeudenkäyntiasiakirjat ja valitusviranomaisten päätökset.
Pakkokeinot ja rangaistukset = virkaapupyynnöt, selvitykset, päätökset ja toimenpide ehdotukset
o asiakirjojen arkistointi fyysisesti ja digitaalisesti, jonnekin järjestelmään.
Digitaalisesti skannataaan ja arkistoidaan rondoon ellei tietysti ole tullut sähköisesti jolloin tarvittaessa asiakairja tulostetaan esim. EU n lähettämiä asiakirjoja ei koskaan jätetä vaan randoon vaan ne on tulostettava ja säilytettävä.
fyysisesti
Tulee olla aakkosjärjestyksessä ja asiajärjestyksessä.
Kansioissa on merkitty aakkosjärjstyksessä ja asiajäjestyksessä mitä se sisältää.
o mitä arkistoidaan
Kaikki mahdolliset tositteet mitä kuntalaiset ja yritykset maksavat.
-Pankkitositteet
-Arvopaperit
-Palkkatositeet
-ostoreskontra
-maksureskontra suoritukset
-muistiot
- tk:n lääke/ Terveyskeskuksen lääkkeet
-kn. varasto/ Kaupungin varasto
-siivousvar
-ostolaskut
-perusturva
-koulutsto
-teknisenpuoli
-kirjoitusluettelo yleispalvelun
-perusturva
-opetus
-vesilaitos
o miten arkistoitava materiaali merkitään
digitaalisesti Rondo ohjelma merkitsee itsestään
Kuntatoimisto: diarointi numerolla tai nimellä
fysisesti: aakkostetaan ja asiajärjestyksessä (päivämäärät ja vuosiluvut mapeissa)
o arkistoitavan materiaalin säilytysajat ja arkistointimuodostussuunnitel
ARKISTOINTIMUODOSTUSSUUNITELMA
*Organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto.
*Sisätää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot ja niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät.
*on osa organisaation asiakirjahllinnon käsikirjaa.
| alkusaldot = keskusarkisto 13 vuotta |
| talousarvio = 13 vuotta keskusarkisto |
| lisätalousarvio = 13vuotta keskusarkisto |
| kassatositteet= 13 vuotta keskusarkisto |
| käyttöomaisuusmuistiot =keskusarkisto 13 vuotta |
| käyttöomaisuustositteet 13 vuotta keskusarkisto |
| muistiotositteet, Rondo |
| muistiotos, sisäinen, Rondo |
| muistio, sisäinen keskusarkisto 13 vuotta |
| muistiotositteet keskusarkisto 13 vuotta |
| ostoreskontramaksut keskusarkisto 13 vuotta |
| ostolaskut 13 v rondo |
| palkkatositteet 13v rondo |
| pankkien tiliotteet 13 vuotta |
| sijoitukset 13 vuotta |
| sisäiset laskut, ProE |
o varmuuskopiointi
Nuorisotalo:
Sähköisistä asikirjoista tulee automaattisesti varmuuskopio (joko poistat tai tallennat koneelle)
Varmuuskopioita ei arkistoida.
esim. Jos Arkistosta haetaan asikirjoja niistä otetaan varmuuskopiot.
Tarpeettoman arkiston hävittäminen voi joko työpisteessä tai keskusarkistossa. Hävittäminen suoritetaan vasta silloin kun arkistolle määrätty säilyttämis aika on umpeutunut, niin ettei asiakirjat joudu ulkopuolisenkäsiin eli hävitetään silppurilla tai heitetään lukittuihin keräsy "pönttöihin"
o sähköisen arkiston käyttö ja käytön opastus
Rondomerkinnät:
Rondo tekee automaattisesti tositenumerot ostolaskuihin, arkistoon siirrosta tulee merkintä " Asiakirja siirretty arkistoon: 15.3.2013 02:30:20.090" sekä laskun perustiedot näkyy siitä. Sekä MAKSUPÄIVÄPALAUTE tulee myös rondosta " CaseID:
o asiakirjahallinnan järjestelmien käyttö
Kuntatoimisto
Kuntatoimistossa on erillaisia asiakirja pohjia esim. henkilöasiat, avustukset ja hankinnat.
Valitaan ensin pohja millä tedään, Pohjaan syötetään tiedot ja tehdään virallinen päätös.
esim. Myönnetään Mll 500€ siitä tehdään viranhaltianpäätös joka sisältää myös valitusoikeuden (valitusoikeus on 14 vuorokautta) Laitetaan kirjeenä asianosaisille (jos 3 hakee kaikkille menee kire) Sivistysjohtalle ja sivistyslautakunnalle tiedoksi. Päätökset ovat aina julkisia. Sivistyslautakunnalla on nuorisosihteerin päätöksiin ottooikeus (Voivat olla erimieltä ja hylätä päätös jolloin sihteeri tekee uuden päätöksen)
Isot hankinnat tehdään Kuntatoimiston kautta, kaikki jotka yli 5000€ (hankintarajat muuttuvat vuosittain)
Jos työsuhteeseen otetaan uusi työntekijä vuodeksi yhtäjaksoisesti tehdään viranhaltiapäätös kuntatoimiston
o asiakirjojen haku järjestelmästä
Kuntatoimistosta
Laitetaan diarin numero (diarin numero on juokseva numero)
Nimellä esim. Kohdeavustukset
Päätökset ovat julkisia jos ne ei koske henkilötietoja.
Rondosta
Maksupäivä päivitys tehty: 22.03.2013 02:31:21
Asiakirjan etsiminen rondosta:
- toimittajan nimen mukaan
- laskun numeron mukaan.
- päivämäärän mukaan
- henkilön nimellä
- selitteellä
-tiliöinnin mukaan
-tositenumeron mukaan
o postin vastaanottaminen, avaaminen, diariointi
Kirjekuori aukaistaan se henkilö jolle posti on osoitettu, jos ei ole henkilön nimeä postin voi aukaista kuka tahansa HENKILÖSTÖSTÄ. (Virallinen posti eli esim. valtionavustukset, avustshakemukset niihin laitetaan saapumismerkintä päivämääärä kellonaika ja vastaanottaja (allekirjoitus) Niistä tetaan kopiot jotka menevät kaupungintalolle diarioitavaksi.
Diarointi: Laitetaan virallinen leima ja laitetaan diariointi järjestelmään.
Miten merkataan : esim Etsivä nuorisotyö, päivämäärä ja summat siten löydät nopeasti diaroisun asiakirjan
Asiakirjat viedään tiedoksi kaupunginjohtajalle ja kamreerille
o kirjeen lähettäminen, osoitteet, osoitetarrat, frankeeraus
Kirjeeseen laitetaan osoite, tai käytetään osoitetarroja (oikeeseen reunaan "keskelle")
Nuorisotalolta löytyy lähtevät ja saapuvat postilaatikot. Kirjeeseen tulee merkitä onko se 1 vai 2 postia sekä numerokoodi joka on 28 (tarkoittaa että kun lähettäjä hakee postit hän tietää kenen postit on ja osaa laskuttaa sen perusteella oikeaa tahoa.
Frankeeraus: Nuorisotalolla ei tehdä frankeerausta vaan se tehdään kaupungintalolla (lähetin huoneessa) joko laitetaan vain postimerkit tai leimat.
Asiahallinta
tarkoittaa organisaation toimtaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko "elinkaaren" ajan.
Tavoitteet:
Pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksen tekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa.
Asianhallinta tukee kunnan riskienhallinta ja kokonaisturvallisuutta varmistamalla salassapidettävien tietojen, asianmuiksen suojaamisen ja huolehtimalla tietojen eheydestä ja laadusta.
Asiahallinta ja arkistopalvelut Vastuu arkistotoimen järjestämisestä, organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista on kaupunginhallituksella. Kaupunginhallitus valvoo arkistotoimen ja asiakirjahallinnon hoitoa kunnassa. Koska vastuu arkistotoimen järjestämisestä kuuluu luottamuselimelle, edellyttää käytännön johtovastuu viranhaltijaa, jolla on koulutus arkistotoimen hoitamiseen, työkokemusta ja riittävä toimivalta.
arkistointiin liittyvät lait:
- Arkistolaki
-arkistotoimi ja sen järjestäminen= arkistoon kuuluvat asikairjat jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle (toimistosihteerit ja arkistosihteerit)
-Salassapito velvollisuus
-säilytysajat (säilytysajat ovat tärkeitä ettei poisteta väärää tietoa)
-Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa
tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.
-Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee
hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on
varmistettu.
Arkistosihteerillä on kirjaamisvelvollisuus Täytyy ottaa ylös mitä asiakirjaa on kopioitu tai haettu. Asiakirjoja voi lainata vain toiselle viranomaiselle, jotta se olisi valvottua ja turvallista.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)